قفل‌ کارتی درب اتاق هتل در اشکال و رنگ‌های عرضه می‌گردد.منبع تغذیه این قفل های هتلی ۴ عدد باتری ۱.۵ ولت قلمی می‌باشد.که نوع معمولی این باتری ها به طور متوسط یک سال جوابگوی قفل های هتلی خواهد بود و بنابراین نیازی به سیم کشی برق ندارند و مستقل از برق عمل می‌نمایند.

قفل های کارتی به دو نوع عمده آنلاین و آفلاین دسته بندی می‌شوند. در نوع آفلاین هیچ گونه ارتباطی بین قفل و نرم افزار مربوطه وجد نداشته و کلیه ارتباطات از طریق کارت های گوناگونی که به منظورهای گوناگون صادر می‌گردند، صورت می‌گیرد. در نوع آنلاین قفل های از طریق سیستم بی‌سیم به نرم افزار مرکزی متصل شده و اعمال کلیه تنظیمات ودریافت گزارشات مربوطه بدون نیاز به حضور فیزیکی پرسنل در جلوی درب اتاق، قابل انجام است.

نرم افزار:

هتلداران با استفاده ازنرم افزار قفل کارتی هتل می‌توانند از امکانات بالای قفل های هتلی که می‌توان به صدور کارت پرسنل هتل در سطح های مختلف و با محدود کردن دسترسی و زمان کارکرد کارت‌ها استفاده نمایند.

همچنین با تعریف چند اپراتور و چند سطح مدیریت برای نرم افزار قفل کارتی می‌توانند امنیت بیشتری را برای خود و هتل فراهم نمایند.زمانی که مسافر با اتمام اقامت خود در هتل،کارت را با خود خارج کرده باشد و یا به هر صورتی که کارت از دست رفته باشد،می‌توانند با صدور کارت جدید ، کارت قبلی را غیر فعال نمایند و دیگر کارت قبلی توانایی باز کردن قفل کارتی را نخواهد داشت.

در روش دیگر میتوانند با صدور کارت check-out و نزدیک کردن آن به قفل هتل مانع ورود مسافری که کارت را با اتمام زمان اقامت خود از هتل خارج کرده شوند.

همچنین شما می‌توانید کارت مسافر را با توجه به مدت زمان اقامت ایشان در هتل شارژ نمایید و این کارت دقیقا در زمان مشخص شده،دیگر قادر به باز کردن قفل درب اتاق هتل نخواهد بود.

ضمنا امکان دریافت گزارشات مربوط به ورود و خروج توسط کارت‌های مختلف از جمله کارت‌های مسافران و کارت‌های پرسنل خانه داری با جزئیات دقیق مانند تاریخ و ساعت ورود نیز وجود خواهد داشت.

عملکرد قفل کارتی هتل:

سیستم بکار رفته در این قفل ها غیر از بخش نرم افزاری که در بالا به آن اشاره شد به دو بخش مکانیکی و الکترونیکی تقسیم بندی می‌گردد:

بخش مکانیکی:

مغزی داخلی قفل هوشمند هتلی که در داخل درب قرار می‌گیرد، بسیار با اهمیت بوده و دراندازه های مختلفی در بازار یافت می‌شود، که هر چه این اندازه کوچکتر باشد مقاومت درب توسط قفل کاهش نمی یابد، البته باید به ابن نکته هم توجه داشت که زبانه ها و تکنولوژی بکار رفته در مغزی قفل‌های هتل طبق استانداردهای روز دنیا بوده و استحکام لازم را داشته باشند. در حالت استاندارد میتوان به اندازه ی ۱۱*۱۵ سانتی متر که در بسیاری از هتل‌ها مورد استفاده قرار گرفته است اشاره کرد.

بخش الکترونیکی قفل کارتی هتل:

در این بخش برد الکترونیکی قفل هتل مورد نظر وظیفه پردازش اطلاعات وارده و صدور فرمان به بخش‌های مختلف مغزی قفل را دارا می‌باشد. در حال حاضر برد های مرسوم در بازار در حالت آفلاین که دسته بندی آنها توسط کارت مورد نظر انجام می‌گیرد،به دو گروه تقسیم می‌شوند.

۱-قفل هتلی تماسی IC:

اولین تکنولوژی قفلهای هتلی که وارد ایران شد.این تکنولوژی با وجود قابلیت‌هایی که داشت، به دلیل تماس بین برد و کارت دارای استحلاک بیشتری بود و دیگر هتل‌داران راغب به استفاده از این نوع قفلهای هتلی نمی‌باشند.لازم به ذکر است تمام قفل‌های IC توسط کارشناسان شرکت ایمن نگاه کاسپین، به وسیله تغییرات در مدار، می‌توانند به قفل های آر اف آی دی(RFID) که بعدا به آن اشاره خواهیم کرد ارتقا پیدا نمایند.

۲- قفل هتلی RFID :

در این مدل کارت ها که در دو فرکانس مرسوم  ۱۲۵KHzیا تمیک(TEMIC) و  ۱۳.۵۶MHz یا مایفر (MIFARE) تولید می‌گردند، کارت با قفل و برد قفل های هتل دیگر در تماس نخواهد بود .

در مدل تمیک(TEMIC) کارت غیر از باز کردن قفل‌های هتل و راه اندازی برق اتاق توسط پاور سوئیچ هتلی یا همان کلید کارتی هتلی که جهت کاهش مصرف برق استفاده می‌شود، کاربرد دیگری نخواهد داشت. در صورتی که در کارت مایفر (MIFARE) می‌توان این کارت را در هر جایی که تکنولوژی مایفر در آن به کار رفته باشد مانند مترو، استخر و مجموعه آبی، سالن های ورزشی، رستوران، آسانسورو…. مورد استفاده قرار داد و از امکانات آن نهایت استفاده را داشت.